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Posta Elettronica Certificata: tutto quello che c'è da sapere

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DEFINIZIONE
La Posta Elettronica Certificata (P.E.C.) è un sistema di posta elettronica, regolata da un’apposita normativa, rilasciata da un gestore autorizzato che consente di scambiare messaggi (e documenti allegati) con la massima sicurezza e con lo stesso valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno.

La trasmissione viene considerata di Posta Certificata solo se entrambi gli interlocutori (mittente e destinatario) dispongono di caselle PEC, anche facenti capo a gestori autorizzati diversi.

IMPRESE OBBLIGATE A COMUNICARE LA PROPRIA P.E.C. AL REGISTRO DELLE IMPRESE 

  • Sono obbligate a comunicare la propria casella di Posta Elettronica Certificata, per la sua iscrizione nel Registro Imprese, tutte le “imprese costituite in forma societaria” (art. 16, comma 6 del D.L. n. 185/2008, convertito nella L. 2/2009), quindi tutte le società con qualsiasi natura giuridica.Sono pertanto tenute alla comunicazione dell’indirizzo di posta elettronica certificata le società di persone e le società di capitali comprese anche:- le società in liquidazione
    – ​le società semplici
    – le cooperative in qualsiasi forma costituite
    – le società consortili
    – le sedi secondarie di società straniere
  • Sono obbligate a comunicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata anche le imprese individuali (art. 5 Legge 17 dicembre 2012, n. 221, in vigore dal 19 dicembre 2012, che ha convertito con modificazioni il decreto legge 18 ottobre 2012, n. 179 in vigore dal 20 ottobre 2012).
    Eventuali imprese individuali già iscritte al Registro Imprese alla data del 20/10/2012 (data di entrata in vigore del decreto legge che ha introdotto l’obbligo), attive ma soggette a procedure concorsuali non sono invece obbligate ad iscrivere la P.E.C.

La domanda di iscrizione del solo indirizzo PEC da parte delle società e delle imprese individuali è esente da imposta di bollo e da diritti di segreteria.

  • Dal 1° gennaio 2013 è stato infine introdotto l’obbligo anche per il curatore fallimentare di comunicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, entro dieci giorni dalla prorpia nomina. Lo stesso obbligo è previsto anche per il commissario giudiziale del concordato preventivo, il commissario liquidatore ed il commissario giudiziale dell’amministrazione straordinaria delle grandi imprese in crisi (art. 1, comma 19 della legge n. 228/2012).Il ritardo nella comunicazione comporta l’applicazione della sanzione amministrativa di cui all’art. 2194 c.c.ATTENZIONE: la PEC del curatore/commissario giudiziale/commissario liquidatore, si riferisce alla procedura concorsuale in atto e non all’impresa e pertanto non può essere comunicata in sostituzione della PEC dell’impresa, ma solo in aggiunta alla stessa.

    La comunicazione della PEC da parte del curatore è soggetta al pagamento del solo diritto di segreteria da 10,00 Euro.
    La comunicazione della PEC da parte del commissario giudiziale e del commissario liquidatore è soggetta al pagamento del diritto di segreteria da 30,00 Euro e dell’imposta di bollo (Euro 65,00 per società di capitali, Euro 59,00 per società di persone, Euro 17,50 per imprese individuali).

SOGGETTI NON OBBLIGATI ALLA COMUNICAZIONE DELLA PROPRIA P.E.C. AL REGISTRO IMPRESE

Non hanno l’obbligo di comunicare la P.E.C.:

  • le società e le imprese individuali che presentano (o hanno presentanto) istanza di cancellazione al Registro Imprese
  • le imprese individuali già iscritte al Registro Imprese alla data del 20/10/2012 (data di entrata in vigore del decreto legge che ha introdotto l’obbligo), attive ma soggette a procedure concorsuali.

Hanno la facoltà di comunicare la P.E.C. i seguenti soggetti:

  • i consorzi
  • i G.E.I.E.
  • le associazioni
  • le fondazioni
  • le aziende speciali (iscritte al RI/REA)
  • le unità locali in Italia di società estere.

In questi casi la comunicazione è soggetta al pagamento del relativo diritto di segreteria e dell’imposta di bollo.

COME RICHIEDERE UNA CASELLA DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

Per richiedere una Casella di Posta Elettronica Certificata è necessario rivolgersi a un gestore abilitato iscritto nell’elenco pubblicato sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale.

QUALI CARATTERISTICHE DEVE AVERE LA P.E.C. DA ISCRIVERE AL REGISTRO IMPRESE

Esistenza e validità dell’indirizzo P.E.C.
L’indirizzo P.E.C. comunicato al Registro Imprese deve essere esistente, valido e attivo al momentro della comunicazione.

Univocità della P.E.C.
Per le imprese individuali e per le società è necessario che l’indirizzo PEC di cui si chiede l’iscrizione sia riconducibile esclusivamente ed univocamente all’impresa/società stessa, senza possibilità di domiciliazione presso soggetti terzi (LetteraCircolare del Ministero dello Sviluppo Economico del 2 aprile 2013, Prot. 005368 e Circolare del Ministero dello Sviluppo Economico n. 3670/C del 23 giugno 2014). 

P.E.C. con dominio “@postacertificata.gov.it”
Non è possibile comunicare come Casella PEC dell’impresa quella con il dominio ‘@postacertificata.gov.it’ 
(PEC del cittadino), in quanto la casella PEC @postacertificata.gov.it , è stata introdotta con la finalità di attribuire senza oneri una casella di PEC ai cittadini che ne facciano richiesta, ed è destinata esclusivamente alle comunicazioni tra Pubblica Amministrazione e Cittadino, e viceversa (articolo 16 bis, comma 5 della legge 2/2009).

COME COMUNICARE/VARIARE L’INDIRIZZO P.E.C. AL REGISTRO IMPRESE

La comunicazione/variazione della P.E.C. al Registro Imprese avviene attraverso una pratica telematica di Comunicazione Unica che può essere predisposta utilizzando i seguenti strumenti:

– Comunica Starweb

– ComunicaFedra (utilizzabile per tutte le imprese ad esclusione delle imprese individuali)

– modalità semplificata on-line (Pratica semplice – Iscrizione PEC)

– altri software compatibili.

COSA DEVE FARE L’IMPRESA SE L’INDIRIZZO P.E.C. COMUNICATO AL REGISTRO IMPRESE RISULTA SCADUTO, NON ATTIVO, REVOCATO O CANCELLATO D’UFFICIO

Se la casella PEC comunicata al Registro imprese:

  • risulta scaduta e non è rinnovabile/riattivabile (non viene rinnovata/riattivata dal gestore del servizio)
  • è stata revocata dal gestore
  • è stata cancellata d’ufficio dal Registro Imprese in quanto risultante revocata, inattiva, inesistente

occorre comunicare al Registro delle Imprese un nuovo indirizzo PEC valido e attivo, dopo averlo richiesto ad uno dei gestori abilitati iscritti nell’elenco pubblicato sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale

Se invece la PEC, risultante iscritta al Registro Imprese, è scaduta/non attiva, ma viene rinnovata/riattivata dal gestore del servizio, anche successivamente alla scadenza, non è necessario effettuare alcuna comunicazione aggiuntiva al Registro Imprese; in questo caso infatti l’indirizzo PEC rinnovato corrisponde a quello che risulta già iscritto al Registro Imprese.

COSA SUCCEDE SE UNA SOCIETÀ NON COMUNICA LA PROPRIA PEC AL REGISTRO DELLE IMPRESE?

L’ufficio del Registro delle Imprese che riceve una domanda di iscrizione/denuncia da parte di un’impresa costituita in forma societaria che non ha iscritto il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, anche a seguito di cancellazione d’ufficio dell’indirizzo, in luogo dell’irrogazione della sanzione prevista dall’articolo 2630 del codice civile, sospende la domanda/denuncia per tre mesi, in attesa che essa sia integrata con l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata. Trascorso tale periodo ed in continua assenza della P.E.C., la domanda/denuncia viene rifiutata/rigettata (comma 6bis all’art. 16 del d.l. n. 185/2008 aggiunto dall’art. 37 del d.l. n. 5/2012, convertito con modificazioni dalla legge n. 35/2012 e Parere del Consiglio di Stato diffuso dal Ministero dello Sviluppo Economico con propria circolare n. 3660/C del 24/04/2013).

COSA SUCCEDE SE UNA IMPRESA INDIVIDUALE NON COMUNICA LA PROPRIA PEC AL REGISTRO DELLE IMPRESE?
L’ufficio del Registro delle Imprese che riceve una domanda di iscrizione/denuncia da parte di un’impresa individuale che non ha iscritto il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, anche a seguito di cancellazione d’ufficio dell’indirizzo, in luogo dell’irrogazione della sanzione prevista, sospende la domanda/denuncia fino ad integrazione della stessa con l’indirizzo di posta elettronica certificata e comunque per 45 giorni; trascorso tale periodo ed in continua assenza della P.E.C., la domanda/denuncia si intende non presentata e di conseguenza rifiutata/rigettata (art. 5, comma 2 del decreto legge n. 179/2012, convertito con modificazioni nella legge n. 221/2012).

 

Costi

La domanda di iscrizione e variazione del solo indirizzo PEC da parte delle società e delle imprese individuali è esente da imposta di bollo e da diritti di segreteria.

La comunicazione/variazione della PEC da parte del curatore è soggetta al pagamento del solo diritto di segreteria da 10,00 Euro.
La comunicazione/variazione della PEC da parte del commissario giudiziale e del commissario liquidatore è soggetta al pagamento del diritto di segreteria da 30,00 Euro e dell’imposta di bollo (Euro 65,00 per società di capitali, Euro 59,00 per società di persone, Euro 17,50 per imprese individuali).

La comunicazione/variazione della PEC da parte dei soggetti non obbligati è soggetta al pagamento del relativo diritto di segreteria e dell’imposta di bollo.

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Sono un dottore commercialista appassionato di nuove tecnologie ed offro consulenza a liberi professionisti, imprenditori e società. Il mio lavoro non consiste solo nel gestire la contabilità e redigere le dichiarazioni dei redditi ma soprattutto prestare assistenza e fornire una soluzione ai problemi e ai dubbi che possono sorgere nell’amministrazione di un'azienda. Il mio intento è quello di aiutare coloro che vogliono intraprendere nuove attività imprenditoriali con entusiasmo e passione, la stessa che dedico al mio lavoro.
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